Kleinunternehmer-Check 2026

Was die Kleinunternehmerregelung bedeutet

Die Kleinunternehmerregelung steht in § 19 des Umsatzsteuergesetzes (UStG). Wer sie anwendet, weist auf seinen Rechnungen keine Umsatzsteuer aus und führt keine an das Finanzamt ab. Das spart Verwaltungsaufwand, denn die Umsatzsteuer-Voranmeldungen entfallen. Als Preis dafür können Kleinunternehmer die Umsatzsteuer aus ihren Einkäufen nicht als Vorsteuer abziehen.

Auf der Rechnung steht dann kein Steuerbetrag, sondern ein Hinweis, dass die Kleinunternehmerregelung angewendet wird. Die Regelung betrifft nur die Umsatzsteuer. Einkommensteuer und gegebenenfalls Gewerbesteuer bleiben davon unberührt, und auch beim Gewinn ändert sich nichts.

Die Grenzen seit 2025

Bis Ende 2024 lagen die Grenzen bei 22.000 Euro im Vorjahr und 50.000 Euro im laufenden Jahr. Seit dem 1. Januar 2025 gelten 25.000 und 100.000 Euro.

Beide Bedingungen müssen gleichzeitig erfüllt sein: Der Vorjahresumsatz darf höchstens 25.000 Euro betragen, und im laufenden Jahr dürfen Sie 100.000 Euro nicht überschreiten. Liegt Ihr Umsatz im laufenden Jahr bei 40.000 Euro, sind Sie dieses Jahr noch Kleinunternehmer, im Folgejahr aber nicht mehr, weil der Vorjahresumsatz dann über 25.000 Euro liegt.

Welcher Umsatz zählt

Maßgeblich ist der Gesamtumsatz, also die Summe Ihrer Umsätze ohne Umsatzsteuer. Er unterscheidet sich vom Gewinn: Wer 24.000 Euro einnimmt und 10.000 Euro Kosten hat, hat 24.000 Euro Umsatz. Betreiben Sie mehrere Unternehmen, zählen die Umsätze zusammen. Bestimmte steuerfreie Umsätze und Hilfsgeschäfte zählen nicht mit. Welche das sind, steht in § 19 Absatz 3 UStG.

Im Jahr der Aufnahme gibt es keinen Vorjahresumsatz. Dann kommt es auf den voraussichtlichen Umsatz des laufenden Jahres an. Der Check geht vorsichtig vor: Bis 25.000 Euro erwartetem Umsatz sieht er die Regelung als möglich an, bei höherem Umsatz bis 100.000 Euro empfiehlt er die Klärung mit dem Finanzamt, und darüber verneint er sie.

Vier Beispiele

Die Fälle sind frei gewählt und zeigen nur die Rechenlogik. Ihr Fall kann Besonderheiten haben, die der Check nicht kennt.

Vor- und Nachteile für Coaches und Wellness-Selbstständige

Für Selbstständige, die vor allem Privatpersonen bedienen, ist die Regelung meist bequem: Ihre Preise bleiben niedrig, weil keine Umsatzsteuer aufgeschlagen wird, und Sie sparen Aufwand. Privatkundschaft kann die Umsatzsteuer ohnehin nicht abziehen.

Bei Geschäftskundschaft kann das anders sein, denn Unternehmen ziehen die Umsatzsteuer meist als Vorsteuer ab und merken den Unterschied kaum. Wer größere Anschaffungen plant, etwa Ausstattung für eine Praxis oder eine teure Weiterbildung, verzichtet mit der Regelung auf den Vorsteuerabzug. Wie sich das bei Kursgebühren auswirkt, rechnet der Kostenrechner durch.

Sie können auf die Regelung verzichten und sich freiwillig zur Umsatzsteuer entscheiden. Ein solcher Verzicht bindet Sie in der Regel mehrere Jahre. Besprechen Sie ihn vorher mit einer Steuerberatung.

Drei verbreitete Missverständnisse

• Kleinunternehmer ist keine Rechtsform. Sie können Freiberuflerin oder Gewerbetreibender sein und trotzdem die Kleinunternehmerregelung anwenden. Mit der Frage, ob Sie ein Gewerbe anmelden müssen, hat sie nichts zu tun.
• Die Grenze gilt für alle Ihre Umsätze zusammen, nicht je Auftraggeber oder je Angebot. Wer Kurse, Einzelsitzungen und Vorträge anbietet, zählt alle diese Einnahmen zusammen. Ein Gehalt aus einer Anstellung gehört nicht dazu, denn es ist kein Umsatz im Sinne des Umsatzsteuerrechts.
• Keine Umsatzsteuer auszuweisen heißt nicht, keine Steuern zu zahlen. Auf den Gewinn fällt weiter Einkommensteuer an, und Ihre Rechnungen müssen weiterhin vollständig sein.

Planung mit dem Stundensatz

Wer seinen Preis kalkuliert, sollte die Umsatzgrenze kennen. Der Stundensatz-Rechner zeigt den Jahresumsatz, den Sie für Ihr Wunschnetto brauchen. Liegt er über 25.000 Euro, wird die Regelung im Folgejahr nicht mehr greifen, und Sie sollten Umsatzsteuer von Anfang an einplanen. Zu Gewerbe und Freiberuf gibt der Ratgeber Nebenberuflich selbstständig im Wellnessbereich einen Überblick.